Funcionalidades

As funcionalidades do SWA.JACAD atendem às mais diferentes necessidades para uma gestão eficiente e completa da sua instituição de ensino. Confira algumas delas e como são apresentadas em nosso sistema.

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Direção

<p><strong>Direção</strong></p>

<p>Pelo sistema, a direção pode acompanhar vários indicadores financeiros e acadêmicos de sua instituição, como: fluxo de caixa, gráficos de faturamento, evolução de matrículas, entre outros. Este exemplo representa um gráfico de lucro residual de cada mês, com base em regime de caixa, ou seja, tudo o que foi recebido menos o que foi pago no mês.</p>
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Direção

Pelo sistema, a direção pode acompanhar vários indicadores financeiros e acadêmicos de sua instituição, como: fluxo de caixa, gráficos de faturamento, evolução de matrículas, entre outros. Este exemplo representa um gráfico de lucro residual de cada mês, com base em regime de caixa, ou seja, tudo o que foi recebido menos o que foi pago no mês.

  • • Previsão de faturamento mensal com os percentuais de bolsas, descontos, financiamentos, inadimplência, entre outros.
  • • Fluxo de caixa com projeção para 3, 6 e 12 meses.
  • • Estatísticas de captação e retenção de alunos com posição atualizada de cada semestre, desde o início da instituição.
  • • Gráficos anuais/mensais de recebimentos e lucros por unidade, curso ou turma.
  • • Gráficos de resultado, lucro acumulado no mês e no ano.
  • • Emissão de DRE por curso ou turma, campus e instituição.
  • • Estatística de captação de alunos.

Administrativo-Financeiro

<p><strong>Administrativo-financeiro</strong></p>

<p>Sem a necessidade de abrir outras telas, o usuário pode receber, realizar acordos financeiros, consultar todo o histórico de cancelamento financeiro do aluno (boletos, parcelas e recebimentos), verificar as matrículas que geraram as parcelas e as notas fiscais emitidas para este aluno. Ou seja, sem a necessidade de abrir outra tela ou fazer uma nova consulta, o usuário do SWA.JACAD terá acesso a todo o histórico financeiro do aluno ao longo de sua vida acadêmica. O sistema permite verificar ainda se o aluno possui convênio de bolsas ou financiamentos e se, ao longo do tempo, ele teve ou tem algum responsável financeiro.</p>
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Administrativo-financeiro

Sem a necessidade de abrir outras telas, o usuário pode receber, realizar acordos financeiros, consultar todo o histórico de cancelamento financeiro do aluno (boletos, parcelas e recebimentos), verificar as matrículas que geraram as parcelas e as notas fiscais emitidas para este aluno. Ou seja, sem a necessidade de abrir outra tela ou fazer uma nova consulta, o usuário do SWA.JACAD terá acesso a todo o histórico financeiro do aluno ao longo de sua vida acadêmica. O sistema permite verificar ainda se o aluno possui convênio de bolsas ou financiamentos e se, ao longo do tempo, ele teve ou tem algum responsável financeiro.

  • • Gestão por plano de contas e centro de custos, permitindo filtrar por turma e utilizar rateios de receitas e despesas de forma prática e rápida.
  • • Aditamento e repasses de FIES com importação da planilha disponibilizada pelo governo.
  • • Consolidação financeira: fechamentos financeiros de um período, permitindo consolidar todas as informações financeiras de recebimento, cancelamentos, acordos e pagamentos. Viabiliza fechamentos financeiros e geração dos mapas de gratuidades para instituições filantrópicas.
  • • Gestão de bolsas de estudo, convênio e pagadores.
  • • Controle de caixa por usuário/atendente de caixa, unidade ou polos e conciliação de tesouraria/retaguarda.
  • • Controle e gestão de contratos.
  • • Confiabilidade nos dados/números consolidados.
  • • Emissão e controle de NFS-e.
  • • Gestão de inadimplência com registro de cobrança e controle de acordos/renegociação de parcelas em atraso, com emissão e registro de confissão de dívida.
  • • Emissão de contratos e de todos os documentos legais, como também possibilita os alunos fazerem a impressão do próprio demonstrativo para declaração de IR pelo Portal, como outros documentos.
  • • Possibilidade de exportar todos os dados financeiros para planilhas de excel e criar cenário.

Secretaria Acadêmica

<p><strong>Secretaria Acadêmica</strong></p>

<p>Com a missão de simplificar as atividades diárias, a SWA Sistemas avalia constantemente como pode melhorar os recursos para agilizar todo e qualquer processo, sendo ele de registro ou de consulta no sistema. Com isso, o SWA.JACAD também disponibiliza processos de controle de prazos para professores lançarem notas e frequências, configurando-se: as datas para que os alunos possam ter acesso às notas consolidadas e os prazos para rematrícula web. Além disso, é possível fazer a retenção de matrícula com base em pendências que o aluno tenha na instituição, como livros emprestados, financeiro em atraso, documentos não entregues, entre outros. </p>
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Secretaria Acadêmica

Com a missão de simplificar as atividades diárias, a SWA Sistemas avalia constantemente como pode melhorar os recursos para agilizar todo e qualquer processo, sendo ele de registro ou de consulta no sistema. Com isso, o SWA.JACAD também disponibiliza processos de controle de prazos para professores lançarem notas e frequências, configurando-se: as datas para que os alunos possam ter acesso às notas consolidadas e os prazos para rematrícula web. Além disso, é possível fazer a retenção de matrícula com base em pendências que o aluno tenha na instituição, como livros emprestados, financeiro em atraso, documentos não entregues, entre outros. 

  • • Toda documentação acadêmica é emitida diretamente no sistema e permite a secretaria criar seus próprios documentos.
  • • Controle, gestão e exportação de alunos e professores para Censo e ENADE.
  • • Secretaria digital atendendo à Portaria 1.224 do MEC.
  • • Integração de professores, alunos, disciplinas e notas com ambientes de EAD, como o Moodle.
  • • Avaliação institucional emitindo todos os relatórios de desempenho de professores para a CPA.
  • • Toda documentação de professor pode ser registrada e emitida on-line no Portal do Professor. Os alunos também podem consultar suas informações no Portal do Aluno.
  • • Evolução das matrículas ao longo do tempo.
  • • Validação de pendências do aluno no momento da matrícula
  • • Gestão de polos de EAD.

Professores

<p><strong>Professores</strong></p>

<p>Esta imagem exibe alguns dos recursos que o professor tem acesso em seu portal, que é o registro do diário de frequência. Este diário pode ser preenchido de forma on-line e impresso apenas para assinatura e entrega na secretaria acadêmica, no final do semestre. O sistema também permite imprimir o diário em branco para preenchimento manual, no dia a dia, e alimentar em lote – como também a impressão de ata de presença nas disciplinas. Pelo SWA.JACAD, o professor também pode fazer o registro de suas notas, encaminhar mensagem aos alunos, postar arquivos em suas disciplinas para que os alunos possam fazer a cópia, criar atividades e receber arquivos digitais dos alunos, enfim, ter acesso a todos os recursos necessários para os professores realizarem suas atividades acadêmicas diárias.</p>
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Professores

Esta imagem exibe alguns dos recursos que o professor tem acesso em seu portal, que é o registro do diário de frequência. Este diário pode ser preenchido de forma on-line e impresso apenas para assinatura e entrega na secretaria acadêmica, no final do semestre. O sistema também permite imprimir o diário em branco para preenchimento manual, no dia a dia, e alimentar em lote – como também a impressão de ata de presença nas disciplinas. Pelo SWA.JACAD, o professor também pode fazer o registro de suas notas, encaminhar mensagem aos alunos, postar arquivos em suas disciplinas para que os alunos possam fazer a cópia, criar atividades e receber arquivos digitais dos alunos, enfim, ter acesso a todos os recursos necessários para os professores realizarem suas atividades acadêmicas diárias.

  • • Permite ao professor criar atividades e receber os trabalhos em formato digital, possibilitando que o aluno encaminhe os trabalhos pelo Portal do Aluno e os professores recebam em seu Portal.
  • • Disponibilização de material/arquivos para os alunos.
  • • Plano de ensino on-line, podendo reaproveitar planos anteriores construídos por ele mesmo ou modelos criados pela coordenação para sua disciplina.
  • • Lançamento de notas e de frequência, acessível em dispositivos móveis.
  • • Mural de avisos.
  • • Contato dos alunos.
  • • Conteúdo ministrado e programático.

Alunos

<p><strong>Alunos</strong></p>

<p>O sistema permite uma visão geral do Portal do Aluno, no qual tem-se a possibilidade de consultar a ficha financeira para a impressão de boletos, notas, faltas, horários, calendário acadêmico, andamento das disciplinas cursadas de um curso. Pelo SWA.JACAD é possível consultar, também, pendências de documentos com a secretaria acadêmica, o andamento das atividades complementares etc. Permite solicitar e acompanhar protocolos, enfim, acessar todas as informações e necessidades que o aluno precisar em suas atividades acadêmicas junto à faculdade.</p>
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Alunos

O sistema permite uma visão geral do Portal do Aluno, no qual tem-se a possibilidade de consultar a ficha financeira para a impressão de boletos, notas, faltas, horários, calendário acadêmico, andamento das disciplinas cursadas de um curso. Pelo SWA.JACAD é possível consultar, também, pendências de documentos com a secretaria acadêmica, o andamento das atividades complementares etc. Permite solicitar e acompanhar protocolos, enfim, acessar todas as informações e necessidades que o aluno precisar em suas atividades acadêmicas junto à faculdade.

  • • Matrícula on-line.
  • • Visualização de notas e faltas.
  • • Situação financeira e impressão de boleto.
  • • Protocolo on-line.
  • • Mural de avisos.
  • • Visualização do plano de ensino aprovado.
  • • Consulta ao acervo da biblioteca, podendo fazer reservas e renovação on-line.
  • • Postagem de trabalhos para os professores.
  • • Acompanhamento de atividades complementares já realizadas e quantas ainda faltam para cumprir a pontuação necessária.
  • • Calendário acadêmico.
  • • Download de arquivos disponibilizados pelos professores nas disciplinas matriculadas.

Biblioteca

<p><strong>Biblioteca</strong></p>

<p>Esta funcionalidade oferece uma visão geral do ambiente de gestão do bibliotecário. De fácil acesso, com apenas um clique e fazendo uso das tecnologias de biometria e leitura de código de barras, é possível emprestar e devolver livros. Os alunos, por meio de seu portal, também podem consultar o acervo e reservar livros. O sistema permite também criar perfis de leitores para empréstimo, gerenciar materiais de referência e tudo isso integrado com a gestão de plano de ensino da secretaria acadêmica/professor. Há ainda a possibilidade de extrair relatórios, das mais diversas formas, que atendam às necessidades do MEC. </p>
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Biblioteca

Esta funcionalidade oferece uma visão geral do ambiente de gestão do bibliotecário. De fácil acesso, com apenas um clique e fazendo uso das tecnologias de biometria e leitura de código de barras, é possível emprestar e devolver livros. Os alunos, por meio de seu portal, também podem consultar o acervo e reservar livros. O sistema permite também criar perfis de leitores para empréstimo, gerenciar materiais de referência e tudo isso integrado com a gestão de plano de ensino da secretaria acadêmica/professor. Há ainda a possibilidade de extrair relatórios, das mais diversas formas, que atendam às necessidades do MEC. 

  • • Suporte à importação de cadastro de títulos no padrão MARC 21.
  • • Renovação e reserva on-line de livros pelo Portal do Aluno.
  • • Emissão das etiquetas em diversos modelos, diretamente do sistema.
  • • Empréstimo e devolução por meio da leitura de código de barra ou com senha biométrica.
  • • Integração com a secretaria acadêmica para a construção dos planos de ensino e relatórios de consultas e empréstimos por curso.
  • • Integração com a secretaria financeira para a gestão de multas.
  • • Gestão de perfil de leitores.
  • • Controle de materiais de referência.
  • • Consulta de localização física da obra de forma rápida na biblioteca.
  • • Estatísticas de empréstimos, reservas, consultas de títulos agrupados por curso e turma.

Profissionais de TI

<p><strong>Profissionais de TI</strong></p>

<p>Para simplificar a vida do setor de TI, o servidor de aplicação do SWA.JACAD gerencia e instala automaticamente todos os terminais que acessam o sistema. O controle de permissão de acesso é feito por telas, botões e campos de forma simples. A tela acima é um exemplo de como liberar ou bloquear acesso a uma determinada função. Nela, basta o administrador do sistema, com um simples clique de mouse em cima do item, realizar uma ação de permissão. O sistema também possui logo de auditoria, que registra todas as ações que são feitas, quem fez, data e horário. É possível gerar histórico de informações alteradas, ou seja, a informação antiga é armazenada antes de atualizar para a nova, mantendo-se um histórico com informações importantes no sistema para futuras consultas. Enfim, todas as informações são gerenciadas de forma a ser fácil saber quem cadastrou, alterou, quando e onde, proporcionando alta integridade e confiabilidade dos dados.</p>
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Profissionais de TI

Para simplificar a vida do setor de TI, o servidor de aplicação do SWA.JACAD gerencia e instala automaticamente todos os terminais que acessam o sistema. O controle de permissão de acesso é feito por telas, botões e campos de forma simples. A tela acima é um exemplo de como liberar ou bloquear acesso a uma determinada função. Nela, basta o administrador do sistema, com um simples clique de mouse em cima do item, realizar uma ação de permissão. O sistema também possui logo de auditoria, que registra todas as ações que são feitas, quem fez, data e horário. É possível gerar histórico de informações alteradas, ou seja, a informação antiga é armazenada antes de atualizar para a nova, mantendo-se um histórico com informações importantes no sistema para futuras consultas. Enfim, todas as informações são gerenciadas de forma a ser fácil saber quem cadastrou, alterou, quando e onde, proporcionando alta integridade e confiabilidade dos dados.

  • • Controle de acesso ao sistema por grupo de usuários chegando ao nível de botão e, em alguns casos, campos de formulários.
  • • Fornecemos toda a gestão e consultoria de infraestrutura de tecnologia para o funcionamento do sistema.
  • • Logs para auditoria de qualquer usuário no sistema.
  • • Interface de web service para integração com outros sistemas e serviços, como acesso à internet e às catracas.
  • • Sistema on-line com atualização automática de terminais.

Coordenação

<p><strong>Coordenação</strong></p>

<p>Dos mais diversos recursos utilizados pela coordenação acadêmica, o sistema também permite a gestão de construção e entrega de planos de ensino. O SWA.JACAD permite que a coordenação crie um modelo do plano de ensino de cada disciplina. Assim, quando o professor for ministrar esta disciplina, ele poderá importar este modelo e fazer as adequações que possui permissão para fazer, adequando o plano de acordo com as atividades que irá executar ao longo do semestre com seus alunos. Na sequência, ele pode encaminhar para a coordenação aprovar. Via sistema, o coordenador pode aceitar ou rejeitar o plano, e neste último caso é possível informar o que o professor deverá ajustar para, na sequência, reencaminhar para aprovação. Este trâmite pode ser repetido até que a coordenação aceite. Com a aprovação da coordenação, os alunos matriculados na disciplina automaticamente poderão visualizar e fazer o download do plano de ensino em seu portal. Cada disciplina, de cada turma, de cada semestre tem seu plano de ensino aprovado.</p>
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Coordenação

Dos mais diversos recursos utilizados pela coordenação acadêmica, o sistema também permite a gestão de construção e entrega de planos de ensino. O SWA.JACAD permite que a coordenação crie um modelo do plano de ensino de cada disciplina. Assim, quando o professor for ministrar esta disciplina, ele poderá importar este modelo e fazer as adequações que possui permissão para fazer, adequando o plano de acordo com as atividades que irá executar ao longo do semestre com seus alunos. Na sequência, ele pode encaminhar para a coordenação aprovar. Via sistema, o coordenador pode aceitar ou rejeitar o plano, e neste último caso é possível informar o que o professor deverá ajustar para, na sequência, reencaminhar para aprovação. Este trâmite pode ser repetido até que a coordenação aceite. Com a aprovação da coordenação, os alunos matriculados na disciplina automaticamente poderão visualizar e fazer o download do plano de ensino em seu portal. Cada disciplina, de cada turma, de cada semestre tem seu plano de ensino aprovado.

  • • Acompanhamento da evolução de matrículas dos cursos.
  • • Controle de captação e de evasão de alunos.
  • • Funil de captação de alunos: vestibular, atendimento e eventos.
  • • Gestão de eventos.
  • • Acompanhamento dos registros de frequência e notas pelos professores.
  • • Gestão da documentação digital do seu curso.

Interessado em conhecer mais sobre o SWA.JACAD? Agende uma demonstração e entenda como o sistema poderá deixar a sua instituição mais lucrativa e competitiva.

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